Régis Alonso 24 mars 2020Alors que nous mettons en œuvre le travail à domicile afin de lutter contre la propagation du coronavirus, nous devons prendre conscience que ce changement a un impact sur notre façon de communiquer et de travailler. Pour vous aider en ces heures difficiles, voici quelques conseils clés pour vous aider à mieux gérer les réunions virtuelles !
Quelques conseils sur les réunions virtuelles !
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Depuis le début de la crise sanitaire liée au Covid-19, certains d’entre nous bénéficient désormais de quelques semaines d’expérience en télétravail. D’autres sont, quant à eux, encore en pleine transition en ce qui concerne le travail à domicile. Pour autant, peu importe où vous en êtes dans le processus, vous êtes sans aucun doute en train de changer vos habitudes. Comme je vous en ai déjà parlé dans mon article précédent, le changement engendre un sentiment profond d’insécurité. C’est pourquoi une communication structurée est plus nécessaire que jamais !
Alors que nous prenons progressivement l’habitude d’organiser notre travail à distance, notre agenda se remplit de réunions virtuelles. C’est formidable et cela permet de rassembler les gens tout en gardant un contact avec eux ! Mais, il y a un risque majeur de perte de productivité !
En effet, si vous passez une bonne partie de votre journée au téléphone ou en visioconférence, vous ne pouvez plus accorder le même temps à votre productivité. Et, comme vous pouvez vous en douter, cela aura un impact sur l’exécution et la livraison. Ainsi, il convient de bien penser vos réunions virtuelles pour les mieux les optimiser !
Quelques pièges à éviter pour les réunions virtuelles !
1 — Évitez de planifier des réunions virtuelles par insécurité !
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Comme les équipes travaillent à distance, les cadres dirigeants peuvent être amenés à planifier des réunions pour les raisons suivantes :
- S’assurer que tout le monde est bien derrière son bureau et disponible.
- Vérifier que chaque membre de l’équipe avance bien dans les tâches qui lui ont été dévolues.
Or, ce type de réunion peut être frustrant pour les membres de l’équipe, car cela peut être jugé comme un manque de confiance. Néanmoins, il existe de meilleures façons de vérifier cela sans nourrir ces doutes.
2 — Évitez de planifier des réunions virtuelles sans respecter la charge de travail de chacun !
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Bénéficiant de plusieurs années d’expérience en la matière avec des membres d’équipes éparpillés un peu partout dans le monde (Europe, Moyen-Orient ou encore Afrique), je sais combien il est important de laisser du temps à chacun pour se reconnecter et prendre ses marques. Et pour cause, la connexion sociale est la base de tout travail d’équipe à distance !
Comprenez par là que chaque réunion doit avoir un objectif clair et un ordre du jour précis pour faciliter la préparation. Il va sans dire, donc, que ces informations doivent être envoyées en amont de chaque réunion ! Si vous n’avez pas le temps de le faire, je vous conseille vivement de repousser votre réunion, voire de l’annuler, pour éviter toute déconvenue.
En effet, si vous n’avez pas fourni toutes les informations nécessaires aux participants au préalable, votre réunion en pâtira et sera totalement improductive. Agir de la sorte, vous permettra non seulement de ne pas gaspiller le temps de chacun, mais aussi son énergie. Ce qui n’est pas négligeable en cette période déjà fortement anxiogène !
3 — Évitez le désengagement des uns et des autres lors d’une réunion virtuelle !
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Il peut être tout à fait louable de penser qu’il vaut mieux regrouper toute l’équipe sur un seul et même appel. Toutefois, je vous invite à réfléchir sur la nécessité de la participation de chaque membre durant toute la durée de la réunion. Dans la majeure partie des cas, seulement deux ou trois personnes sont vraiment impliquées et ont vraiment besoin de débattre ensemble sur un sujet précis.
Et pendant ce temps, les autres sont censés seulement écouter. Aucune contribution de leur part n’est requise. Ils sont juste invités à participer pour se tenir informés ou faire part de leur expertise.
Mais en vérité, sachez qu’il est très difficile de se concentrer et d’écouter pendant une heure si le sujet n’est pas pertinent. Tant et si bien qu’il est souvent très tentant de mettre le téléphone en sourdine, et ce, pour mieux consulter les emails à la place.
Une bonne organisation : la clé d’une réunion virtuelle réussie !
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Pour éviter cela, je vous conseille vivement de gérer vos réunions virtuelles différemment. Pour ce faire, il vous incombe de bien réfléchir à la personne avec qui vous devez converser. Mais aussi quand et pour combien de temps ? Ainsi, il convient de fixer un ordre du jour avec des sujets spécifiques et un calendrier bien organisé. Invitez les personnes associées à chaque sujet, et ce, dans un temps que vous aurez prédéfini.
Sans nul doute que cette approche ne sera pas appropriée pour toutes les réunions virtuelles, mais si vous y réfléchissez bien, vous noterez qu’elle est possible pour beaucoup d’entre elles ! Sans compter que cela vous permettra non seulement de mieux gérer votre flux d’appels, mais aussi d’augmenter votre efficacité en économisant votre concentration.
Mieux vaut une seule réunion virtuelle efficace par jour que plusieurs inefficientes !
Quelle que soit l’organisation de réunion pour laquelle vous opterez, mon principal conseil demeure de bien l’adapter à votre équipe en tenant compte de la charge de travail de chacun des membres et de l’importance des sujets abordés. Adapter votre management virtuel requiert avant tout une certaine flexibilité et une très bonne préparation !
Mais je vous garantis que si vous respectez bien mes conseils, vos efforts seront payants et les résultats seront au rendez-vous ! Sans compter que ces derniers permettront non seulement de réduire la frustration, mais aussi de favoriser l’engagement et la productivité de chacun !
Une expertise RH internationale à votre écoute !
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Mieux vaut une seule réunion virtuelle efficace par jour que plusieurs inefficientes !
Madelien Perrier – Coach internationale & Consultante RH
